深圳市宏达威化工有限公司 张玉文

一、OA 选型过程：

我公司于 2012 年在贵公司购买通达 OA 系统，最初上线使用并不理想，流程与系统使用还未健全，经过几年的迭代，结合本公司使用要求，不仅是从界面优化，还有内在流程及功能的升级，OA 系统整体有了质的提升。

二、对于通达 OA 当前的应用情况：

    本公司使用 OA 系统产品已有五年之久，先后启用了：工作流、个人事务、行政公、知识管理、CRM 系统和应用自建平台等模块。并且根据公司的流程需求，对工作流、应用自建平台也做了相应二次开发，五年之间公司从最早 20 人使用至现在 120 人使用，OA 手机端实现了所有用户上线使用的，也融合到了企业微信工作台中，完全实现了移动办公的最终目的。

三、对通达 OA 的功能体验心得：

    第一个使用到的功能就是工作流，下面以“样品需求单”为例，讲述一下我们对工作流程的使用心得，样品需求在本公司是非常重要的一个环节。

表单：

流程图

第一张图：样品需求单表单内容，完全取代了传统意义上的纸质需求单，而且更加清楚记录了申请人信息，客户信息，案子信息以及清洗工艺信息等等，以准确信息反馈给开发，从而提升了开发人员的效率。以上字段均可以在工作查询中根据具体条件，精准的查询到想要查询的信息汇总。

第二张图：样品需求单流程图，标识流程申请步骤的走向，传统纸质需求单，提出样品需求时需要携带纸质申请单找领导签字，假如领导外出办事，则会出现申请延误的情况，而工作流程完全解决了面签不到的问题，而且每一步骤都有任务提醒功能，避免了信息接收的一楼。流程每一步骤都可设置条件，用户可以根据自己不同需要，设置相应的条件，从而达到想要的流程效果。此流程中还用到了保密字段，对于某一阶段的人员可视字段进行屏蔽，实现了表单数据的保密性。另外，此流程还运用到了父子流程的链接，当案子需要开发的时候，即转到子流程完成相应的开发验证，当子流程完成验证后，及时反馈给父流程，得到结果。重点是利用父子流程的无缝链接，对我司的销售、技术售后到实验室研发有了质量与细节上的对接。

第二功能是：公共文件柜的使用，保障了重要资料的存储与共享，对于我司目前情况，全国各地有多处办事处及分公司，通过文件柜的形式共享资料，即做到了重要资料的存储和隐私，又做到了快速共享和使用。

第三个功能：应用自建平台，也是系统使用的重要的环节之一。用户可以根据实际的需要，设计出适合自己的报表，从而满足工作的需求。

如下图采购订单为例：

流程：仓库提需求-生产主管审批-采购询价-领导审批-采购下单-仓库收货-质检检测-仓库入库-会计核对数据流程图如下图：

表单：

首先仓库提出原料购买申请，通过填写采购订单，品名，数量，规格，型号，当前库存数，提交购买需求，经过生产主管或厂长的审批通过，流程到达采购部，采购人员根据当前库存数，寻找对应的供应商，

此时填写采购询价单，通过询价，选择多家供应商进行比价，最终由采购部领导进行签名通过（此步骤采购订单获取询价单数据，进行确认筛选）

入库后由成本会计核对数据。  

当货品入库后，采购人员填写原料付款申请单，付款单的数据通过获取采购订单的数量，单价，金额等等。进行自动核算应付货款金额，进行流程申请，

流程：采购人员发起—主管审批-会计核对数据-财务经理审批-总经理审批-出纳付款-成本会计记账-出纳对账流程图：

表单如下图所示：

总结：应用自建平台完全实现了在工作流中无法实现的功能，弥补了工作流以流程单一为主的缺陷，更重要的是从数据获取、公式计算，条件设置、数据统计等等方面，体现了应用自建平台的强大。唯一美中不足的是稳定性不强，若系统后期可以根据需要进行优化升级，保持稳定性与速度性，就堪称完美。

四、 工作流程

货物委托运输流程

流程功能：规范单位货品运输，实现跨省市交货，请货运公司承运；

流程流转说明：仓储人员提出申请，经采购部通知承运方，主管审批，然后到发货人发货填

写明细表，最后到收货人收货；

使用范围：采购部、仓储部；

表单：

流程图：

流程图说明：

1、之后的所有步骤都有回退到这前步骤的功能；

2、采购部根据发货信息及货物基本情况，预选联系承运方，转交给主管审批；流程方向：3

3、、主管审批并确认货运商，流程方向：4

4、、发货人发货并填写明细，流程方向：5

5、、收货人收货，并做速达3000系统，做收货入库，流程方向：6

6、步骤为申请人接收，并结束流程。

货物委托运输报销费用

流程功能

为规范异地货物委托送货产生的费用管理，以确保在公司车辆无空闲时，方可外请车辆承运，

并产生费用。

流程流转说明：

由申请人发起——部门主管确认——财务会计核对单据——总经理审批——出纳付款——出纳授权付款——回寄录入速达3000入账——出纳核对速达3000账目；

使用范围：采购部，财务部，总经办

表单

流程图

流程图说明：  

a.1 之后的所有步骤都有回退到这前步骤的功能，然后转入 2 主管确认；

b.主管确认数据无误后，转交 3;

c.会计核对货运单据，如申请单，发票，合同，如果有误退回 1，重新提供，如果无误，转交 4；

d.财务经理审批，流程方向：5；  

e.总经理审批费用，流程方向：6；

f.出纳付款，流程方向 7；

h.出纳付款确认授权，流程方向：8；

i.会计录入速达 3000 入账，流程方向：9；

g.出纳核对录入速达 3000 数据是否有误，如有误，则退回 8，。如无误，则结束流程。

五、报表组件

深圳市宏达威化工有限公司销售收款管理系统

1. 成品销售流程概述

“成品销售流程”是公司正常交易的重要环节之一，每一个环节能直接影响到销售的数据报表的准确定，拥有这套管理系统可以精准的统计出销售的数据。

本月发货多少、开票多少、收款多少、这些情况，财务部和老板都可以通过汇总表来查询到详细的情况。

基于通过通达BI报表开发的“成品销售流程”，将完美解决以上问题，成为您“实施项目”的利器。

2.项目统计示意图

描述：①发起发货通知单，基础数据均为手工录入，客服人员通过发货通知单转交流程给生产人员，准备发货产品，客服进行核对数据；②销售退货发生在对方收货之后，如果有，纳入销售对账中。③客服人员发起销售对账单，销售对账单中明细表数据获取发货通知单数据，如果出现退货，则一并核算。④如果货品销售不从销售对账单中获取；⑤如果货品销售开具发票，则销售收款登记表数据从开具发票申请表中获取。⑥成品送货汇总表汇总发货通知单中数据。⑦收款查询汇总表汇总销售收款登记表中数据。

3. 各模块图及实现方式

3.1发货通知单

通达BI报表实现解说：

此表通过提取系统申请日期、姓名、部门、流水号自动填入。本表为系统中最初始表格，明细表中需要手动填写，发货公司名称为下拉菜单，主要为后面的表提供获取数据。下面为定义数据表：

定义取数公式

提取系统数据，设置初始填报的取数公式。

3.2销售对账单

通达BI报表实现解说：

此报表通过提取系统信息、申请人、填表时间、流水号、业务员、对账月份，自动填入，方便日后根据以上字段查询和统计，定义明细表：

定义取数公式：提取系统数据，提取发货通知单和退货申请单数据及回写公式。

提取明细表信息：

3.3开具发票申请单

通达BI报表实现解说：

此表通过自动获取系统信息：填表人、填表时间、对账单流水号、流水号、开票人、业务员，下拉菜单选择：客户名称、开票公司名称；减少填写着输入规范了填写单据内容，为日后提取数据统计。该表由填写人发起，经过流程审批。基础表如下：

定义取数公式，提取系统数据，提取销售对账单数据及回写公式

3.4 销售收款登记表

通达BI报表实现解说：

此表通过自动获取系统信息：填表人、填表时间、填表是部门、职务、填表时间、流水号、业务员，下拉菜单：客户名称、收款公司、收款方式；减少填写这的输入，规范了填写单据内容。为其他表单提取数据做统计，该表由申请人发起，经过流程审核。基础表如下：

定义取数公式，提取系统数据，提取开具发票申请单和销售对账单数据及回写公式。

3.5销售退货单

通达BI报表实现解说：

此表通过自动获取系统信息：申请人、申请部门、职位、申请日期信息、流水号；下拉菜单：退货类型、收款方式、送货单位名称；减少填写的输入，贵方了填写单据内容，为其他表单提取数据做统计。基础表如下：

定义取数公式：提取系统数据，提取明细表数据及回写公式

3.6成品送货汇总表

通达BI报表实现解说：

   此表自动获取系统信息，填表人；下拉筛选：业务员、客户名称、事业处、汇总时间、发货公司名称、发货仓库、收货仓库、厂区、结算方式、收货人；减少填写这的输入，贵方了填写单据内容，为其他表单提取数据做统计，该表提取了送货通知单信息进行汇总，基础表如下：主表、明细表、审批主表；

定义取数公式：

3.7收款查询汇总表

通达BI报表实现解说：

此表通过下拉菜单筛选：客户名称、收款情况、收款账户、收款方式、开票日期起、止、收款日期起、止、收款公司名称、发票号码、收款账号、收款人等条件来获取销售收款登记表中的信息，进行汇总。减少填写者的输入，该表还运用了验证公式，避免申请人汇总的准确性，基础表如下：

定义取数公式：设置提取查询条件的公式，设置明细表取数销售收款登记表的取数公式。

4.产生的作用

  通达BI报表系统制定出来的“销售收款流程”，因是按需定制，保证了项目需求与系统功能完全一致；

  各项目统计表及数据表按需求设计表单内容，规范了填写数据，随时掌握整个项目实施信息；

  各流程表单之间的有效衔接，提高了单据的录入速度，规避了填错数据的风险；

各单据数据的适时统计、适时查询，保证了各有效协作，及时的获取了准确的数据；

业务单据在移动办公设备上的真实展现，让各领导实现了真正的移动办公，管理效率、管理效益都得到了大幅度提升。

六、 二次开发

二次开发针对思泉软件8CRM系统嵌入通达OA菜单列表中，实现了单点登录功能，整合了两套系统的无缝链接。如下图所示：

七、 信息发布

公告通知由发起人通过行政办公---公告通知管理发布公告后，用户在未读公告中查看，同时界面会弹出消息提醒，打开消息进入公告详细页面。对于没有阅读的通知，标题后会有个“NEW”的标示。提醒用户读取。此项功能大大提升了公司内部沟通的能力。解决了通知公告未读，漏读的问题。包含了：通知，通报，决定等等。

新闻模块暂未启用。

八、 知识管理

1.公共文件柜

公共文件柜是知识管理下的一个菜单，用于管理一定范围内的用户的共享资料。开放范围根据管理者的设置针对部门和人员，也可以全体成员。文件查看方式可以分为：大纲视图思维导图、缩略图视图、列表视图。查询和全局搜索支持人员、标题、内容、附件、日期等等筛选条件。

此功能目前公司使用率较高，常用的行业参考文档，学习资料，公司产品资料等等都已存入公共文件柜，通过设置权限进行共享，查看、编辑、下载及打印实现了资料共享的目的无论随时随地打开手机或电脑都可以最快速的查看到想要的资料信息，大大提升了工作效率。

2.网络硬盘

网络硬盘是存储文件的重要功能之一，和文件柜最大的区别是OA服务器上拥有对应的物理存储文件夹，文件夹的建立可以按照部门来分类，如果有需要共享的资料，则单独建立一个公共区域或者使用公共文件柜来共享，权限设置按照部门的分类进行共享对应的资料。

文件通过网络硬盘和公共文件柜的共享，解决了总公司与分公司及办事处之间的资料互通，替代了邮件、QQ等发送文件的形式，邮箱虽可以时间保存，但需要考虑上传速率和存储空间的问题，传输不易保存文件记录。使用文件柜和网络硬盘保证了公司重要文件的安全性与及时性。

九、内部交流

1.工作日志

在实际工作中，工作日志起到了非常重要的作用，可以实现快速记录工作进度，分享工作心得，领导也可根据日志检索查看相应的员工日志，实时了解到员工的工作计划与进度。

2.内部邮件

电子邮件结合了内部邮件和外部Internet邮件功能，既可以绑定外部的电子邮箱，又可以进行OA内部邮箱互通交流，达到了邮箱一体化。用户可以根据全部邮件的选项切换，及时查看到来自与内部和外部的邮件。

十、 为企业带来的管理效益

企业在运营的过程中，总会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者总需要在成千上万的信息中作出重要的决定，所以拥有一套智能化，信息化的移动办公系统至关重要。对于员工，企业决策者，公司领导，系统维护人员来说，工作效率的提高是显移动互联时代的到来，进而加速了企业对移动办公的需求，OA办公系统正好迎合这一需求。

对于企业领导而言，OA 系统是具有决策性的支持系统，可以很方便通过管理系统查询和监控员工的数据和记录，对公司各个部门的任务完成进度情况、员工的考勤数据情况、公司的运营成本核算等，为领导作出正确决策提供依据和基础数据。OA 系统最大的作用在于标准化和流程化，通过一个 OA 系统软件，老板可以把整个公司几百人甚至几千人的团队管理起来。

对于中层管理者而言，OA 办公系统是信息管理系统，OA 系统强化管理层的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效的监控各个部门、人员的工作进度；实时、全面掌握各部门的工作办理状态，及时发现问题处理问题，从而降低了经营风险、低效办公，把握业务进程，提高经营效率。

对于员工而言：OA 系统是工作处理系统，为办公人员提供良好的办公手段和环境，实现了工作流程自动化，普通员工在也不需要走传统繁琐的手工纸质审批流程，一切关于公司流程化的工作都定位在 OA 办公自动化系统，让系统自己来解决，使其准确、高效、愉快的工作。

对于系统管理者而言，需要前期做好一切流程化的规划与设计，基础数据的建立，部门用户的导入，权限组的设置，后台数据的管理与备份等等，以及后期系统的维护，都需要系统管理员分阶段来完成。